Export Data: Ketika Pengguna Membutuhkan Data dalam Format Tertentu

Sangat disayangkan jika ada aplikasi berbasis web yang dibangun tidak menyediakan kemudahan bagi penggunanya untuk memperoleh data dalam format tertentu. Sudah bukan rahasia lagi bahwa salah satu tujuan dari dibangunnya aplikasi web adalah untuk menyediakan kemudahan bagi penggunanya dalam memperoleh data. Data yang diinginkan bisa diperoleh secara langsung (online); dengan cara mengakses aplikasi, maupun tidak langsung; di mana data disajikan dalam format file tertentu agar bisa diolah lagi secara offline. Untuk cara yang terakhir ini, biasanya aplikasi web menyediakan fitur Export Data.

Beberapa format file yang sering digunakan untuk menampung hasil dari proses Export Data adalah: CSV (.csv), Microsoft Excel (.xls, .xlsx), Microsoft Word (.doc, .docx), HTML (.html), XML (.xml), dan PDF (.pdf). Selain itu, data bisa juga ditampilkan dalam bentuk “Ramah Cetakan” atau istilah kerennya Printer Friendly, sehingga pengunjung bisa mencetak langsung dari aplikasi. Disebut dengan Ramah Cetakan, karena data yang dicetak minim dengan format atau style yang bisa memboroskan tinta/pita printer, dan biasanya tanpa disertai header dan footer dari aplikasi. Terakhir, ada juga aplikasi yang melengkapi dengan fitur pengiriman data melalui Email. Data yang dikirim bisa langsung diambil dari aplikasi web tadi dan disajikan dalam format HTML di dalam body Email, atau bisa juga dikirim dalam bentuk link yang menunjuk kepada halaman di aplikasi web tersebut.

Tantangan bagi Web Developer adalah, bagaimana cara melindungi data tersebut dari pihak-pihak yang tidak berhak. Dengan kata lain, di aplikasi web tersebut harus bisa mengatur pembagian hak akses data hanya untuk Pengguna dengan Peran tertentu. Bahkan, jika data di suatu halaman sudah semakin banyak, akan lebih baik jika bisa membatasi jumlah record yang akan diekspor. Misalnya, pilihan pertama, Pengunjung hanya dapat mengekspor hanya pada halaman yang sedang terbuka saja. Atau, pilihan yang kedua, Pengunjung hanya bisa mengekspor data jika data tersebut harus dipilih terlebih dulu (melalui control Checkbox). Dan pilihan yang ketiga, Pengunjung bisa mengekspor seluruh record, sekalipun data ditampilkan dalam bentuk Paging. Untuk pilihan yang ketiga, harus diberikan seselektif mungkin dengan memperhatikan jumlah record di suatu menu atau tabel.

Selain kemampuan yang sudah disebutkan tadi, aplikasi berbasis web seharusnya bisa membatasi jenis-jenis Export Data tersebut kepada Pengunjung. Misalnya, untuk menu “Karyawan”, maka hanya fitur “Export to Excel” dan “Export to CSV” yang bisa digunakan oleh Pengguna dengan Peran “Operator”. Sementara untuk menu “Laporan Karyawan”, maka hanya fitur “Export to PDF” yang bisa digunakan oleh Pengguna dengan Peran “Manager”. Demikian seterusnya. Hal ini harus benar-benar diperhatikan oleh Web Developer, karena tidak semua format file hasil Export Data tadi dibutuhkan oleh semua Pengguna. Harus ada batasan tertentu agar data yang diperoleh sesuai dengan Peran dari masing-masing Pengguna. Semuanya itu harus bisa diatur secara dinamis, tanpa harus menulis ulang kode setiap kali ingin mengubah pengaturannya.

Dari uraian di atas, memang betapa pentingnya fitur Export Data ini harus ada di sebuah aplikasi berbasis web. Apalagi di jaman sekarang ini pengolahan data sering membutuhkan proses pengolahan lanjutan yang harus dilakukan di sistem lainnya.

Sudahkah di aplikasi web yang Anda kembangkan menyediakan fitur Export Data? 🙂