Bagaimana Cara Memapping FindNext dan FindPrevious ke Shortcut F3 dan Shift+F3 di Microsoft Word 2007

Pendahuluan

Anda pasti sudah pernah menggunakan fitur pencarian (Search) di Microsoft Word. Kalau belum, sekarang saatnya untuk mencoba, hehe… Untuk menampilkan form Search tersebut, biasanya Anda menekan tombol Alt + E + F, atau tombol Ctrl + F di keyboard Anda. Sesudah itu, Anda mengetikkan kata kunci yang dicari, lalu menekan tombol Find Next pada kotak dialog Search untuk mulai mencari. Jika ditemukan, biasanya Anda akan mengklik lagi tombol Find Next untuk mencari apakah kata kunci tadi masih ditemukan di lokasi lainnya pada file Word tersebut. Demikian seterusnya, setiap kali Anda ingin memastikan apakah data yang dicari itu ditemukan atau tidak, maka Anda akan menekan tombol Find Next di kotak dialog Search.

Permasalahan

Yang menjadi permasalahan adalah, jika kata kunci yang Anda cari tersebut ternyata ditemukan di lebih dari satu lokasi dan atau halaman, kemudian Anda harus mengganti kata yang ditemukan tadi dengan kata lain yang tidak harus sama setiap kali berhasil menemukannya (tergantung keadaan dan konteks di mana kata tersebut berada), lama-kelamaan Anda akan merasa jengkel juga. Mengapa? Karena Anda akan direpotkan dengan pekerjaan berpindah antar jendela; dari kotak dialog Search ke jendela halaman Microsoft Word dan sebaliknya, untuk mencari kemudian mengubah kata-kata yang ditemukan tersebut. Belum lagi area jendela kotak dialog Search yang sering kali menghalangi dan mengganggu pandangan Anda untuk melihat kata yang ditemukan di halaman Microsoft Word.

O iya, sekedar untuk memfokuskan pembahasan di tulisan, dalam hal ini kita mengabaikan fungsi Replace All yang terdapat pada kotak dialog Search. Mengapa? Karena fitur Replace All akan menimpa semua kata yang sesuai dengan kriteria pencarian, tapi sayangnya, sering kali kita tidak menginginkan hal itu terjadi. Jika tidak hati-hati menggunakan Replace All ini, maka kata yang seharusnya tidak kita inginkan untuk ditimpa (karena tidak sesederhana itu untuk mengganti semua kata yang terdapat di dalam kalimat), malah akan justru tertimpa dengan data yang baru. Alhasil, ada beberapa konteks kalimat yang menjadi kacau jadinya.

Kembali ke topik! Biasanya setelah Anda menekan tombol Find Next, Anda harus menggeser/memindahkan kursor mouse Anda dari kotak dialog Search ke halaman file Microsoft Word tadi, kemudian mengubah data yang ditemukan tadi. Setelah itu, Anda kembali lagi ke kotak dialog Search, lalu mengklik tombol Find Next untuk mencari apakah masih ada data yang ditemukan atau tidak. Demikian seterusnya sampai kata terakhir yang ditemukan. Lalu, apakah ada cara yang lebih mudah dan menyenangkan untuk melakukan pekerjaan ini?

Solusi

Sekarang Anda tidak perlu khawatir lagi, karena ternyata ada teknik supaya Anda tidak selalu harus berpindah-pindah dari kotak dialog Search ke halaman Word dan sebaliknya. Dalam hal ini kita akan mencoba me-mapping atau memetakan fungsi pencarian berikutnya (FindNext) ke tombol shortcut F3, sekaligus menambahkan fungsi pencarian ke kata sebelumnya (FindPrevious) lalu memappingkannya ke tombol shortcut Shift+F3.

Baiklah kalau begitu. Kita langsung saja. Silahkan ikuti langkah-langkah berikut di bawah ini.

1. Buka salah satu file Microsoft Word 2007 milik Anda.
2. Pastikan di menu bagian atas, sudah muncul tab yang bernama Developer.
3. Jika tab menu Developer ini belum ada, maka Anda dapat menampilkannya dengan cara berikut ini (abaikan langkah ini jika menu Developer sudah muncul di bagian atas Word Anda):
• Klik Office Button dari sebelah kiri paling atas dari Word 2007, lalu klik tombol Word Options sampai muncul kotak dialog Word Options.
• Pastikan pada daftar di sebelah kiri sudah terpilih item Popular.
• Selanjutnya, beri tanda centang di item Show Developer tab in the Ribbon yang terdapat di bagian Top options for working with Word.
• Klik tombol OK.
• Kini pada jendela Microsoft Word 2007 Anda, seharusnya sudah muncul tab baru di sebelah paling kanan yang bernama Developer.
4. Sekarang pastikan Anda sudah mengklik menu tab Developer.
5. Klik sub menu Macros, selanjutnya muncul kotak dialog Macros.
6. Pada Macro name:, ketikkan dengan nama macro Anda, misalkan: MyMacro (nama Macro tidak boleh mengandung spasi), lalu klik tombol Create.
7. Selanjutnya akan muncul jendela Microsoft Visual Basic, dan di jendela sebelah kanan Anda melihat kode Sub MyMacro dst…, hapus semua kode tadi, lalu copy-paste kode berikut ke jendela editor kode yang sudah kosong:
   Sub FindNext()  
       DoFind True
   End Sub
   
   Sub FindPrevious()
       DoFind False
   End Sub
   
   Sub DoFind(findDirection As Boolean)
       Selection.Find.Forward = findDirection
       Selection.Find.Execute
       If Selection.Find.Found = False Then
           MsgBox "Microsoft Word sudah tidak menemukan lagi data yang Anda cari.", vbInformation, "Selesai"
       End If
   End Sub
8. Klik icon bergambar disket untuk menyimpan kode tersebut, lalu tutup jendela Microsoft Visual Basic.
9. Pastikan sekarang Anda sedang berada di jendela Microsoft Word 2007 yang pertama kali Anda buka tadi.
10. Klik icon Office Button yang berada di sebelah kiri atas dari jendela Microsoft Word 2007, lalu klik tombol Word Options.
11. Pada jendela Word Options yang muncul, klik menu Customize, lalu klik tombol Customize … yang terdapat di sebelah kanan teks Keyboard shortcuts:.
12. Selanjutnya muncul jendela Customize Keyboard, dan di bagian Categories:, pilih Macros, dan pastikan di daftar sebelah kanannya (Macros) Anda sudah melihat dua item, yaitu: FindNext dan FindPrevious.
13. Klik item FindNext, lalu klik textbox Press new shortcut key: di bawahnya, kemudian tekan F3 di keyboard, maka di textbox tadi Anda akan melihat teks F3.
14. Klik tombol Assign untuk memappingkan antara fungsi FindNext dengan tombol shortcut F3.
15. Sekarang klik lagi item FindPrevious, lalu klik textbox Press new shortcut key: di bawahnya, kemudian tekan Shift+F3 di keyboard, maka di textbox tadi Anda akan melihat teks Shift+F3.
16. Klik tombol Assign untuk memappingkan antara fungsi FindPrevious dengan tombol shortcut Shift+F3.
17. Tekan tombol Close untuk menutup jendela Customize Keyboard, lalu klik lagi tombol OK untuk menutup jendela Word Options.
18. Sekarang seharusnya Anda sudah kembali lagi ke jendela Microsoft Word 2007, lalu coba tekan Ctrl+F untuk menampilkan kotak dialog Search, ketikkan suatu kata kunci lalu tekan tombl Find Next, lalu tekan tombol Esc di keyboard Anda untuk menutup kotak dialog Search.
19. Sekarang tekan tombol F3 di keyboard Anda, maka perhatikan sekarang Microsoft Word 2007 Anda otomatis mencari ke kata kunci berikutnya yang terdapat di file Word Anda tanpa harus menampilkan kotak dialog Search.
20. Hal yang sama dapat Anda lakukan untuk pencarian ke sebelumnya dengan menekan tombol Shift+F3 pada keyboard.

Selamat! Sekarang pekerjaan Anda menjadi jauh lebih mudah daripada yang sebelumnya. Hidup pun menjadi semakin bergairah!

Kesimpulan

Sekarang Anda sudah bisa melakukan pencarian data di file Microsoft Word 2007 dengan mudah dan cepat. Setelah Anda melakukan pencarian, tutup kotak dialog Search, lalu tekan tombol F3 di keyboard, maka aplikasi Microsoft Word akan mencari berikutnya tanpa harus selalu menampilkan kotak dialog Search (sama seperti pencarian yang biasa kita lakukan di aplikasi Notepad menggunakan F3). Sedangkan jika Anda menekan tombol Shift+F3 di keyboard, maka aplikasi Microsoft Word akan mencari ke lokasi sebelumnya yang sudah ditemukan. Anda juga akan mendapatkan pesan yang bisa Anda kostumais sendiri isinya, apabila pencarian sudah tidak menemukan hasilnya lagi.

Berhubung yang saya gunakan adalah Microsoft Office 2007, maka solusi berikut ini saya implementasikan baru pada Microsoft Word 2007. Saya belum pernah mencoba hal ini di Microsoft Word versi lainnya. Silahkan Anda coba, lalu beritahukan hasilnya dengan meninggalkan komentar di bawah tulisan ini.